Ein guter Personal Assistant (PA) ist in einer Kanzlei unverzichtbar. Ohne eine gut organisierte Assistenz geraten Termine durcheinander, Fristen werden übersehen und die Arbeitsabläufe stocken. PAs halten den Kanzleibetrieb am Laufen, koordinieren Anwälte und Mandanten und sorgen dafür, dass alles reibungslos funktioniert. Doch was macht eine exzellente Assistenz wirklich aus?

Neben Organisationstalent und Kommunikationsgeschick sind auch digitale Kompetenzen und Diskretion gefragt. Die Anforderungen an PAs sind hoch – doch wer die richtigen Fähigkeiten mitbringt, kann in einer Kanzlei eine spannende und sichere Karriere aufbauen.

1. Warum ein guter PA für Kanzleien so wichtig ist

Die Arbeit in einer Kanzlei ist geprägt von engen Fristen, anspruchsvollen Mandanten und hoher Arbeitsbelastung. Ohne eine zuverlässige Assistenz wäre es für Anwälte kaum möglich, ihren Arbeitsalltag effizient zu gestalten.

Ein PA in einer Kanzlei unterscheidet sich von Assistenzkräften in anderen Branchen, da hier oft juristische Dokumente bearbeitet, Fristen verwaltet und vertrauliche Informationen geschützt werden müssen. Wer in diesem Umfeld arbeitet, braucht ein hohes Maß an Struktur, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

2. Organisationstalent & Multitasking – der Schlüssel zum Erfolg

PAs in Kanzleien jonglieren täglich zwischen verschiedenen Aufgaben – von Terminplanung und Reiseorganisation bis hin zur Fristenkontrolle und Dokumentenverwaltung. Um den Überblick zu behalten, sind zwei Dinge essenziell:

1. Effizientes Zeitmanagement: Ein guter PA priorisiert Aufgaben, arbeitet strukturiert und stellt sicher, dass alles pünktlich erledigt wird.
2. Multitasking-Fähigkeit: In stressigen Momenten kann es vorkommen, dass du gleichzeitig ein wichtiges Telefonat führst, eine E-Mail verfasst und nebenbei einen Gerichtstermin koordinierst.

Wer diese Fähigkeiten beherrscht, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und entlastet die Anwälte enorm.

3. Kommunikationsstärke & Diskretion – worauf es wirklich ankommt

Ein großer Teil der Arbeit eines PAs besteht aus Kommunikation – sowohl mit internen Teams als auch mit externen Mandanten, Behörden oder Gerichten.

• Klare und professionelle Ausdrucksweise: Egal ob per E-Mail, am Telefon oder in Meetings – als PA repräsentierst du die Kanzlei nach außen.
• Freundliches, aber bestimmtes Auftreten: Besonders im Umgang mit anspruchsvollen Mandanten oder gestressten Anwälten ist Fingerspitzengefühl gefragt.
• Absolute Diskretion: In einer Kanzlei hast du oft mit vertraulichen Informationen zu tun. Ein professioneller PA wahrt immer Stillschweigen und geht sorgsam mit sensiblen Daten um.

Diese Kombination aus kommunikativer Stärke und Diskretion ist eine der wichtigsten Eigenschaften für eine erfolgreiche Assistenz in einer Kanzlei.

4. Digitale Kompetenz – welche Tools und Programme du beherrschen solltest

Der Kanzleialltag wird zunehmend digitalisiert. PAs müssen sich daher mit verschiedenen Software-Tools für Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Kommunikation auskennen. Besonders wichtig sind:

• MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) – für Terminplanung, Dokumentenerstellung und Präsentationen.
• Kanzleisoftware (z. B. DATEV, RA-MICRO, Advoware) – für Mandantenverwaltung und Fristenkontrolle.
• Digitale Dokumentenverwaltungssysteme – für den sicheren Umgang mit Akten und Verträgen.

Wer in diesen Bereichen IT-Affinität zeigt und sich stetig weiterbildet, kann nicht nur effizienter arbeiten, sondern sich auch von anderen PAs abheben.

5. Wie du dich als PA kontinuierlich weiterentwickeln kannst

Ein guter PA hört nie auf zu lernen. Wer sich weiterentwickeln und seine Karriere vorantreiben möchte, kann gezielt an Weiterbildungen und Netzwerken arbeiten.

• Seminare & Fortbildungen: Spezielle PA-Kurse, IT-Schulungen oder Zeitmanagement-Seminare sind eine gute Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erwerben.
• Erfahrungsaustausch mit anderen PAs: Netzwerke wie LinkedIn oder fachspezifische Veranstaltungen helfen dabei, sich mit anderen Assistenzkräften auszutauschen und von Best Practices zu lernen.
• Eigeninitiative zeigen: Wer sich aktiv in neue Themen einarbeitet, Verantwortung übernimmt und Lösungen anbietet, kann langfristig in höhere Positionen aufsteigen.

Die Kombination aus fachlicher Kompetenz und kontinuierlicher Weiterbildung macht den Unterschied zwischen einer guten und einer exzellenten Assistenzkraft.

6. Fazit: Diese Fähigkeiten machen den Unterschied

Ein erfolgreicher PA in einer Kanzlei braucht eine Mischung aus Organisationstalent, Kommunikationsstärke und digitalen Fähigkeiten. Wer diese Kompetenzen gezielt entwickelt und sich stetig weiterbildet, kann nicht nur den Kanzleialltag effizienter gestalten, sondern auch seine eigenen Karrierechancen verbessern.

Ob in einer Großkanzlei oder einer Boutique – wer als PA souverän auftritt, Verantwortung übernimmt und sich ständig weiterentwickelt, wird in diesem Beruf langfristig erfolgreich sein.