Als Personal Assistant (PA) in einer Kanzlei bist du weit mehr als nur eine Assistenz. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Partnern, Anwälten, Mandanten und Behörden und sorgst dafür, dass der Kanzleialltag reibungslos abläuft. Von der Terminorganisation über die Kommunikation mit Mandanten bis hin zur Vorbereitung wichtiger Dokumente – dein Job erfordert Struktur, Organisationstalent und Fingerspitzengefühl.

Doch was unterscheidet die Arbeit als PA in einer Kanzlei von anderen Branchen? Welche Fähigkeiten sind gefragt, und mit welchen Herausforderungen musst du rechnen? Dieser Artikel gibt dir einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag, die Anforderungen und die Besonderheiten der Assistenzrolle im Kanzleiumfeld.

1. Die Rolle eines Personal Assistants in einer Kanzlei

Ein Personal Assistant in einer Wirtschaftskanzlei, einer Boutique oder einer international tätigen Sozietät übernimmt weit mehr als nur klassische Sekretariatsaufgaben. Während PAs in anderen Branchen oft die Organisation des Tagesgeschäfts für Führungskräfte übernehmen, geht es in Kanzleien zusätzlich um fristenbezogene Vorgänge, juristische Dokumente und den engen Kontakt mit Mandanten und Behörden.

Die Zusammenarbeit mit Partnern und Anwälten erfordert hohe Eigenverantwortung, da viele Vorgänge zeitkritisch sind. Zudem erwarten Mandanten eine professionelle und diskrete Betreuung, da es oft um sensible rechtliche Themen geht. Eine strukturierte Arbeitsweise und ein kühler Kopf sind daher essenziell.

2. Typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Als PA bist du die zentrale Anlaufstelle für verschiedene organisatorische und administrative Aufgaben. Dein Arbeitstag kann folgende Tätigkeiten umfassen:

• Terminkoordination & Fristenmanagement: Du planst Meetings, hältst Deadlines im Blick und stellst sicher, dass alle Beteiligten gut vorbereitet sind.
• Kommunikation mit Mandanten & Behörden: Du bist oft die erste Kontaktperson für Mandanten, organisierst Telefonkonferenzen oder stimmst Schriftwechsel mit Gerichten und Notaren ab.
• Reiseplanung & Eventmanagement: Kanzlei-Partner und Anwälte reisen häufig. Du kümmerst dich um die Organisation von Geschäftsreisen und Kanzleievents.
• Vorbereitung & Verwaltung von Dokumenten: Verträge, Schriftsätze oder Gutachten müssen korrekt formatiert, verwaltet und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden.
• Interne Abstimmung & Kanzleiorganisation: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Team, organisierst Besprechungen und koordinierst zwischen verschiedenen Abteilungen.

Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich, aber auch fordernd. Ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, sind deshalb unerlässlich.

3. Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt?

Ein erfolgreicher Personal Assistant in einer Kanzlei bringt neben Organisationstalent auch ausgeprägte Soft Skills mit. Besonders wichtig sind:

• Multitasking & Stressresistenz: In Kanzleien gibt es immer wieder Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen. Du solltest Prioritäten setzen können, ohne den Überblick zu verlieren.
• Diskretion & Verlässlichkeit: Du hast oft mit vertraulichen Informationen zu tun – absolute Verschwiegenheit ist ein Muss.
• Kommunikationsstärke: Ob mit Mandanten, Behörden oder internen Teams – klare, professionelle Kommunikation ist entscheidend.
• Digitale Kompetenz: Viele Kanzleien arbeiten mit speziellen Softwarelösungen für Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Kommunikation. Der Umgang mit MS Office, Kanzleisoftware & digitalen Tools gehört zum Job.
• Eigeninitiative & Flexibilität: Da sich Abläufe schnell ändern können, sind Anpassungsfähigkeit und proaktives Mitdenken gefragt.

Diese Fähigkeiten sind nicht nur für den Kanzleialltag wichtig, sondern können auch langfristig deine Karrierechancen verbessern.

4. Herausforderungen im Kanzleialltag

Die Arbeit als Personal Assistant in einer Kanzlei bringt einige Herausforderungen mit sich, die du kennen solltest:

Hoher Zeitdruck & enge Fristen
Anwälte arbeiten oft an mehreren Fällen gleichzeitig, und Fristen müssen zwingend eingehalten werden. Als PA bist du dafür verantwortlich, dass Deadlines nicht verpasst werden und alle Dokumente fristgerecht bearbeitet sind.

Vielseitige Aufgaben & wechselnde Prioritäten
Kein Tag ist wie der andere. Während du morgens noch an einer Terminplanung arbeitest, kann es mittags sein, dass eine dringende Gerichtsakte bearbeitet werden muss oder sich ein Mandant kurzfristig meldet.

Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten
In Kanzleien arbeiten oft hochqualifizierte und leistungsorientierte Juristen, die hohe Erwartungen an ihr Team haben. Ein professioneller Umgang mit fordernden Partnern oder Mandanten gehört daher zum Alltag.

Trotz dieser Herausforderungen schätzen viele PAs den Beruf genau wegen dieser Dynamik. Wer den Überblick behält und sich gut organisiert, kann sich in der Kanzleiwelt eine gefragte Position erarbeiten.

5. Fazit: Ist der Job als PA in einer Kanzlei das Richtige für dich?

Die Rolle des Personal Assistants in einer Kanzlei ist anspruchsvoll, aber auch spannend und abwechslungsreich. Wer gerne organisiert, multitaskingfähig ist und professionell mit verschiedenen Persönlichkeiten umgehen kann, findet hier eine herausfordernde und gut strukturierte Arbeitsumgebung.

Wenn du eine Karriere als PA in einer Kanzlei anstrebst, solltest du dich vorab fragen: Magst du es, im Hintergrund zu agieren und Prozesse zu optimieren? Bist du bereit, unter Zeitdruck zu arbeiten? Hast du Freude an Kommunikation und Organisation?

Wer diese Fragen mit „Ja“ beantworten kann, wird in einer Kanzlei eine sichere und spannende Karriere aufbauen können. Besonders in großen Kanzleien gibt es zudem Weiterbildungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen – vom Assistenzbereich bis hin zur Kanzleiorganisation oder Office-Management-Positionen.